Деловое письмо обязательно должно быть чётко структурировано. Любое сообщение должно включать четыре части: вступление, основная часть (суть вопроса, детали), практическая часть (какие действия надо предпринять) и заключение. Ниже мы рассмотрим подробно все четыре части.
1.Вступление (Introduction)
Самое главное – приветствие. Распространённые приветствия, принятые в современной деловой переписке: Dear XXX, Hello YYY, Hi ZZZ, при этом первый вариант – самый официальный, второй – нейтральный, а третий – самый приятельский.
Вступление – информация, о чём пойдёт речь в письме. Письмо важно начать в позитивном и дружелюбном тоне, при необходимости напомнить о том, кто пишет и почему, а также кратко сообщить о чём будет это письмо:
Dear Lena,Matt asked me to email you to confirm that I can come to London in September to run a product training course with your IT people. I’ll be happy to be there any time within the first two weeks of the month.
2.Основная часть (Details)
Дополнительная информация по сути вопроса или конкретные детали должны быть приведены в этой части письма.
При необходимости можно использовать форматирование/нумерацию пунктов – так информация будет понятнее и проще для восприятия.
Regarding costs, here is an approximation:
- Trainer fee: €900 per day (this will probably be a two-day course)
- Flight costs: approximately €400; accommodation: around €120 per night
3.Практическая часть (Action)
В этой части надо чётко изложить практические шаги (договориться о встрече, утвердить бюджет, согласовать сроки и проч). Если после получения вашего письма делать ничего не требуется, об этом также надо написать здесь.
Please let me know if these costs are viable for you. Once I have your approval, I will go ahead and book flights and reserve accommodation. We can keep costs down if we book earlier.
4.Заключение (Closing)
Если вы о чём-то просите в своём письме, всегда и обязательно поблагодарите (say thank you). Также желательно добавить Have a nice day или All the best в конце письма.
Thank you for your support and, if you have any questions about anything related to this training course, do not hesitate to contact me.Have a nice day,Martha